2021年3月4日, 20周年, 博客, 实用主

实用原理:如何创建虚拟主局

实用校长系列以亚搏体育足彩领导人在远程和混合学习期间用来保持学校社区联系的策略为例. 在这里可以从学校领导那里找到更多的想法. 如果你有想法想分享,请发送给 engagement@www.diasdeviciojuegos.com.  

所面临的挑战

家庭, 学生和老师需要一个提问的地方, 解决技术问题, 了解重新开业的最新情况. 工作人员需要一种方法来重建与家人和学生之间的信任.

解决方案

Morrill小学校长Dawn Sydnor-Cole在谷歌Meet上创建了一个“虚拟主办公室”. 在上课的日子里,办公室是开放的,并配备了工作人员. 自己动手: 

  1. 创建一个循环的全天日历邀请与 链接到谷歌会面
  2. 与教职员分享会议的链接,并与学校社区成员分享电话号码.
  3. 确保至少有两名工作人员一直在会议现场. 
  4. 当学校社区成员来访时,使用 突破空间功能 更深入地讨论他们的问题. 
  5. 通过电子邮件或电话跟进来电者,确保问题已得到解决.

这个故事

莫里尔的虚拟办公室是, 就像2020-21学年的许多事情一样, 出于需要. 

8月, 西德诺-科尔校长在回答学生家属关于远程学习的问题时,需要找到一种保证学生安全的方法. 她的第一个解决办法很简单:她在主办公室对面的一间教室里设置了一扇无电梯的窗户. 莫里尔的家庭习惯了亲临现场, 而无电梯窗口是一个分发笔记本电脑和其他设备的简单方式. 

但西德诺-科尔也知道,家庭需要更多的帮助,才能让他们的孩子上网并登录课堂. 开学的第一周,160名学生没有上网. 所以她和她的职员在谷歌meeting建立了一个虚拟的主办公室, 按年级使用英语和西班牙语拨入号码. 然后她以各种方式分享了电话号码:语音电话、短信、电子邮件. 

电话源源不断地打来. 一开始主要是请求帮助重置密码. 但这一体系在几周内就发挥了作用, 上课的学生人数显著增加. 

她迅速扩大了办公室的主要团队, 培训老师的助手, 关于SECAs和保安员如何处理最常见的问题. 随着时间的推移, the system has helped her rebuild trust with the school community; parents, 祖父母和照顾者再次有一个可靠的方式与学校工作人员取得联系.  

六个月过去了,办公室就像一台运转良好的机器. Sydnor-Cole确保家庭可以很容易地找到电话号码. 她发的每封邮件下面都有, 她提醒社区成员在她每两周的校长聊天中使用这些工具. 

从早期开始,办公室已经有了一些变化. 现在, 当学校社区成员打电话时, 工作人员迅速识别出他们的问题,并把他们带到休息室进行一对一的工作. 如果员工不能立即帮助打电话的人,他们会打电话跟进. Follow-up is crucial; it helps reinforce strong relationships with families.

总的来说,Sydnor-Cole认为这个办公室是成功的. There’s been a decrease in foot traffic and an increase in calls over the last several months; community members “feel valued and heard.”

西德诺-科尔计划让虚拟的主办公室至少运行到本学年结束. 

西德诺-科尔校长的建议

  1. 给家人一个谷歌会议的电话号码,而不是链接. 一些社区成员不知道如何使用谷歌Meet,所以电话号码更容易使用. 
  2. 在与护理人员的每次交流中分享电话号码. 坚持和频繁是成功的关键. 
  3. 确保虚拟办公室里始终有至少两名员工. 团队成员应该被视为第一反应者,并有权做出决定. 
  4. 为虚拟办公室的员工配备他们需要的所有资源, 包括关于共同技术问题的培训. 工作人员应能满足社区的语言需求,并有耐心与照顾者和学生讨论问题.