实践原理:如何创建虚拟主办公室

实用校长系列列举了亚搏体育足彩领导人在远程混合学习中保持学校社区联系的策略实例. Find more ideas from school leaders here. 如果你有什么想法想要分享,请发送给 engagement@www.diasdeviciojuegos.com.  

The Challenge

Families, 学生和老师需要一个提问的地方, troubleshoot tech problems, and get updates about reopening. 工作人员需要一种方法来重建与家庭和学生之间的信任.

The Solution

Morrill小学校长Dawn Sydnor-Cole在谷歌Meet网站上创建了一个“虚拟主办公室”. 办公室在上课时间开放并配备工作人员. To do it yourself: 

  1. 创建一个循环的全天日历邀请 link to a Google Meet
  2. 与工作人员分享会议链接,与学校社区成员分享拨号号码.
  3. 确保会议期间至少有两名工作人员在场. 
  4. 当学校成员打电话进来时,使用 breakout room function to discuss their issue more in-depth. 
  5. 通过电子邮件或电话与来电者保持联系,确保问题得到解决.

The Story

Morrill’s virtual main office was, 就像2020-21学年的许多事情一样, born out of necessity. 

In August, 西多诺-科尔校长需要找到一种方法,既能保证她的职员的安全,又能回答家长们关于远程学习的问题. 她的第一个解决办法很简单:她在主办公室对面的一间教室里装了一个无电梯的窗户. 莫里尔家的人习惯了亲自做事, 在无电梯的窗口分发笔记本电脑和其他设备是一种简单的方式. 

但西德诺-科尔也知道,家庭需要更多的帮助,让他们的孩子联网,登录课堂. 开学第一周,160名学生没有上网. 所以她和她的职员在谷歌Meet建立了一个虚拟的主办公室, 按年级提供英语和西班牙语拨号号码. 然后她以各种方式分享拨号号码:自动语音电话、短信、电子邮件. 

The calls came rolling in. 主要是请求帮助重置密码. 但这个系统在几周内就发挥了作用, 上课的学生人数显著增加. 

她迅速扩大了她的主要办公室团队, training teacher assistants, 关于SECAs和保安人员如何处理最常见的问题. Over time, the system has helped her rebuild trust with the school community; parents, 祖父母和照顾者再次有可靠的方式与学校工作人员取得联系.  

六个月来,办公室运转得像台上好油的机器. Sydnor-Cole确保每个家庭都能轻松找到拨入号码. 她发的每封邮件下面都有, 她提醒社区成员在她每两周的校长聊天中使用它们. 

办公室与早期相比已经有了一些变化. Now, 当学校社区成员打电话时, 工作人员迅速识别出他们的问题,并把他们带到休息室一对一地工作. 如果员工不能立即帮助来电者,他们会在之后打电话跟进. Follow-up is crucial; it helps reinforce strong relationships with families.

总的来说,Sydnor-Cole认为这个办公室是成功的. There’s been a decrease in foot traffic and an increase in calls over the last several months; community members “feel valued and heard.”

Sydnor-Cole计划至少在学年结束前保持虚拟办公室的运行. 

Advice from Principal Sydnor-Cole

  1. 给家庭一个电话号码,而不是连接到谷歌会议. 一些社区成员不知道如何使用谷歌Meet,所以一个电话号码更容易. 
  2. 在每次与护理人员沟通时都要分享电话号码. 坚持和频繁是成功的关键. 
  3. 确保至少有两名员工始终在虚拟办公室中. 团队成员应被视为第一反应者,并有权做出决定. 
  4. 为虚拟办公室的工作人员配备所需的所有资源, 包括关于共同技术问题的培训. 工作人员应该能够满足社区的语言需求,并有耐心与照顾者和学生讨论问题.